A FIB é uma instituição mantida pela sociedade Tecnopolitana da
Bahia, foi fundada no dia 12 de abril de 1996. Hoje a faculdade
atende em quatro campus, o primeiro no bairro do Stiep, o segundo no
Jardim Armação, o terceiro na Vitória e o quarto campus no bairro
da Calçada. Uma empresa do grupo Estácio Participações S.A.
(“Companhia” ou “Estácio Participações”), sendo esta uma
das maiores organizações privada do setor de ensino superior no
Brasil, cujo lucro líquido em 2007 chegou a R$ 27, 315 milhões,
além do seu baixo endividamento, consequência para seu ativo
circulante de R$ 348, 142.1
As Faculdades Integradas da Bahia têm como missão “a qualidade na
educação e a excelência nos serviços”. Adota a visão de “ser
uma instituição líder em educação, oferecendo qualidade e
excelência em seus produtos, serviços e soluções para atender a
um mundo em transformações”. Adota como valores o respeito aos
indivíduos e às opiniões; alto padrão de confiança em seus
colaboradores; dedicação no atendimento aos clientes; trabalho em
equipe; alto padrão de integridade e ética; Inovação e
transferência de conhecimento e excelência.
A FIB-Centro Universitário da Bahia está organizada e
supervisionada pelos quatro conselhos superiores: o Conselho Superior
de Administração, seu órgão máximo que estabelece as normas da
instituição; o Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão, que
estabelece as normas, orienta e supervisiona as atividades de ensino,
pesquisa e extensão da FIB; o Conselho de Integração Social que
trata das suas relações com a comunidade e a integração do Centro
com as várias entidades sociais e o Conselho Departamental, composto
dos Diretores das Faculdades de graduação e pós-graduação do
Centro e representantes dos Colegiados de Curso.
O Centro Universitário da Bahia, no Campus STIEP, tem um setor de
informática , organizado conforme as demandas dos públicos (alunos,
professores e funcionários). O Núcleo Acadêmico de Tecnologia é
responsável pelo controle e manutenção de todos os laboratórios
de informática do Centro. Controla os horários quando os
laboratórios estão disponibilizados para as disciplinas, e quando
eles estão liberados para pesquisa pelos alunos. O Núcleo coordena
técnicos de laboratórios e alunos bolsistas disponibilizados para
assessorar as pessoas nos laboratórios, bem como efetuar consertos
nas máquinas.
Em decorrência de observações efetuadas e informações colhidas
junto a funcionários, estagiários, alunos e professores do setor de
informática da FIB, Campus STIEP, constatou-se que a comunicação
utilizada na administração do núcleo tem alguns pontos falhos, a
exemplo: inobservância para com as reclamações dos alunos,
deficiência na passagem de informações para os professores do
núcleo de informática, pouca informação transmitida para os
estagiários acerca da funcionalidade do setor e, não utilização
da reunião como ferramenta para desenvolvimento da comunicação.
O presente projeto foca o
papel e a importância do fator comunicação
no setor de informática da FIB. Para
tanto, propõe-se ferramentas de gerenciamento
que objetam melhorias no desempenho do setor
de informática, por conseguinte, satisfação
do público interno e externo. A comunicação empresarial é um
processo de troca de informações, fator primordial para o sucesso.
A deficiência no processo de comunicação é conseqüência para o
surgimento de muitos problemas dentro de uma organização. Fator
este observado no núcleo de processamento de dados, ou seja, a
comunicação precisa de melhorias urgente.
2OBJETIVOS
2.1 Geral
O projeto tem por objetivo geral contribuir para o aprimoramento e
aperfeiçoamento do processo de comunicação no setor de informática
da FIB.
2.2Específico
- Revisar a bibliografia;
- Diagnosticar o problema;
- Propor soluções;
- Identificar as deficiências na comunicação do setor de informática e oferecer aos gestores da Instituição soluções para a problemática identificada, qual seja: implantação da caixa de sugestões;
3JUSTIFICATIVAS E FUNDAMENTO
No atual estágio de modernidade as empresas precisam ouvir e falar
para seus públicos internos e externos, desse modo, necessário se
faz um ótimo processo de comunicação. Para Chiavenato(1999,p.519),
“a comunicação é uma estrada de duas mãos que inclui a ida
-enviar mensagens- e a volta-ouvir e obter retroação para chegar a
um entendimento comum”2.
Nessa esteira conceitual, percebe-se o grau de importância de uma
boa comunicação, isto é, a recepção e transmissão de
informações é responsabilidade de todos na organização, a
excelência na comunicação interna gera bons frutos.
A Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE)3,
em 2007, demonstrou em pesquisa que as empresas estão empenhando
esforço para melhorar o processo de comunicação interna. Na
pesquisa foi comprovado que não existe um plano integrado de
comunicação em 49% das empresas do ramo de serviços Nas empresas
que não têm um plano integrado, 41% dos entrevistados afirmaram que
a comunicação é vista pela alta gestão como área estratégica
(67,7% na amostra), e 39% disseram que a mesma é percebida como área
de apoio (22,6% na amostra).
Nesse sentido, destaca na pesquisa que diretorias e gerências cuidam
igualmente da comunicação corporativa. Chama-nos a atenção o fato
de que 47% das empresas que têm uma diretoria de comunicação são
européias e o aumento em 6,9 pontos percentuais no índice de
empresas que trabalham com equipe interna de Comunicação Interna.
Não há relação entre tamanho de equipe e contratação de equipes
externas. Os números revelam que o gerenciamento do processo de
comunicação interna, nas empresas brasileira, ainda precisa de
melhorias, os gestores necessitam aprimorar a cultura da gestão da
comunicação.
Comunicação é interação, diálogo, tornar comum. No ambiente das
organizações, a dimensão comunicação quase sempre está reduzida
a um instrumento de divulgação e de controle. As empresas precisam
conhecer os problemas gerais de comunicação, dentre os quais se
destacam a forma unilateral de comunicar, o ruído e a redundância.
A comunicação eficaz é aquela que atende aos anseios dos
colaboradores. Segundo pesquisa ABERJ, 2002, a comunicação interna
nas empresas ainda não atende de forma satisfatória os
funcionários. O gráfico abaixo expressa que 71% das comunicações
não atende completamente.
Figura
1:Empresas sinalizam que eficiência da comunicação interna é
parcial
Fonte: Pesquisa ABERJE 2002
www.aberje.com.br
Longe de ser raro, em algumas empresas o processo de comunicação
interna pede socorro. Por falha na gestão da comunicação, muitas
pessoas têm conhecimentos
das novidades ou dos acontecimentos mais importantes
sobre a sua empresa através dos jornais, da televisão ou, no caso
das empresas menores, através das conversas de corredor. Quando
estas situações acontecem é porque estamos perante uma organização
onde não existe qualquer comunicação interna ou, se existe, não
está sendo bem utilizada para gerar os resultados pretendidos. Em se
tratando do setor de informática da FIB, tem-se muita semelhança
nesse sentido.
Pertinente lembrar que a escolha de meio de comunicação a ser
utilizado na empresa depende da necessidade de aprimoramento do
processo, também da disponibilidade de recurso. A ABERJE em 2002
verificou o status da comunicação nas empresas, a estrutura das
equipes, a formação dos gestores, os meios de comunicação mais
utilizados, além de investimentos na área. Constatou, conforme
gráficos abaixo, que o modelo de gestão da comunicação interna
que mais funciona, é o mix de equipe interna e externa, com 75% das
menções, destaca-se também a escolha do meio apropriado, com 31%
para jornal.
Figura 2:
Modelos de Trabalho com comunicação interna e externa
Fonte:Pesquisa
ABERJE 2002 www.aberje.com.br
Figura 3:
Jornal impresso ainda é o principal veículo de comunicação
interna
Fonte:
Pesquisa ABERJE 2002 www.aberje.com.br
Em 2007 a AERJE, a exemplo de 2002, constatou que 64,6% dos
entrevistados afirmam que à
comunicação ainda não atende totalmente aos funcionários.
Sobressai-se o fato acerca dos entrevistados que disseram que a área
de Comunicação Interna atende completamente a essas necessidades,
77% trabalham em empresas em que a alta gestão vê a comunicação
como área estratégica e, em 87% delas, há um plano integrado de
comunicação. Nessa mesma pesquisa chama atenção o fato de que
20,1% das empresas utilizam a caixa de sugestão como canal de
comunicação. O investimento aumentou um pouco para 37,2%.
Segundo a pesquisa (2007), 68% das empresas declaram que a
Comunicação Interna é parte de um Plano de Comunicação
Integrada, fazem comunicação para os públicos interno e externo.
Em outras não há um plano integrado de comunicação, os
investimentos em comunicação Interna estão estagnados: em 31%
delas continuam iguais (22% na amostra) e em 29% aumentaram um pouco
(37,2% na amostra), quando comparado com os últimos dois anos.
Registra-se também que nessas empresas o atual investimento em
Comunicação Interna encontra-se na menor faixa: 45% investem menos
de 500 mil (35,4% na amostra).
Dessa arte, utilizando-se da ótica do Endomarketing, a informação
é sempre unilateral e a comunicação é um processo entre
colocutores. Conformando ao entendimento de BEKIN(2004), “ Uma boa
comunicação antecipa os rumores, os ruídos. No local onde não há
comunicação eficiente e eficaz, predomina os boatos, a
insatisfação”4.
Não esquecer de que a credibilidade é essencial para se chegar a
uma comunicação empresarial bem sucedida. Se o interlocutor não a
tem, o processo de comunicação com certeza apresentará
deficiência. Convém apor nesse contexto, as palavras de Gil (2001,
p. 71), a saber:
Comunicar-se constitui habilidade requerida de
todos os profissionais que exercem funções gerenciais,
principalmente dos profissionais de recursos humanos, pois na maioria
das atividades que exercem, necessitam exprimir-se oralmente ou
comunicar-se com uma ou mais pessoas.
Em outra ótica doutrinária, analisa-se a comunicação
organizacional, dispondo que as empresas na era global não podem
mais se concentrar apenas em transmitir informações, mas também em
mudar o comportamento dos colaboradores para que realizem um trabalho
melhor, impulsionando a organização em direção as suas metas, com
resultados positivos para os pares (sociedade, governo, sócios,
empregados, clientes e fornecedores). Nessa linha de pensamento
doutrinário tem-se a conceituação segundo Medeiros e Hernandes
(1999, p.220-221), qual seja:
A comunicação é determinada pelo emissor, por
sua posição, pelos status que ocupa na organização, pela
credibilidade e reputação que desfruta, pelas experiências
passadas de comunicação que proporcionou. O emissor não pode dizer
algo muito diferente daquilo que o receptor espera dele; caso
contrário, não estabelece comunicação positiva.. A comunicação
é influenciada sobretudo pela oportunidade, pelo momento (quando) em
que dizemos algo. O sucesso da comunicação depende de adaptar as
tentativas de intercomunicação à ocasião, situação, ao tema, às
pessoas envolvidas, a um tom previamente escolhido.
Por tudo isso, o projeto de pesquisa prospectado para o setor de
informática da FIB, é justificável, visa aprimorar o processo de
comunicação com os públicos internos e externos, através da caixa
de sugestão, cujo objetivo é obter das pessoas idéias de
melhorias, por conseguinte, implementar as melhores.Portanto, não
basta apenas o planejamento no plano físico, necessário se faz a
prática de uma comunicação eficiente e eficaz. Nessa esteira,
expressa O, Brien(2000,p.41): “a comunicação
só pode ser eficaz se as pessoas ouvirem e entenderem a mensagem é
a diferença entre a vida enérgica ou a morte lenta de uma
empresa”5.
4METODOLOGIA E RECURSO
A planificação deste projeto teve seu início na terceira semana de
Março/2008, através de uma série de observações focadas em
reclamações e comentários do público interno e externo. De posse
da problemática, no final de março e início de abril/2008
discutiu-se com a gerência acerca da deficiência da comunicação
no setor de informática, apresentando uma solução. Ainda em abril,
a proposta foi validada pela gestão da empresa objeto do estudo em
tela. No final de abril, fez-se uma coleta de sugestões junto ao
público, com base nos resultados da mesma, foram discutidas as
sugestões críticas.
As discussões com o corpo de gestores da FIB, ocorrida nos meses de
março e abril/2008, foi programada e realizada nas seguintes datas:
- ÁREANº PESSOASNº REUNIÕESDATAHORÁRIOGestores de informática4220/0310:00-11:30422/0314:00-15:30o Conselho Superior de Administração6227/0310:00-11:30630/0314:00-15:30Conselho de Ensino4102/0410:00-11:30ConselhoDepartamental4103/0410:00-11:30Conselho de Integração Social3105/0414:00-15:30Funcionários do setor de informática15206/0410:00-11:302008/0514:00-15:30Estagiários25110/0510:00-11:30
Em continuidade, na segunda, terceira e quarta semana de maio/2008
foi realizada a tabulação de dados. No final de maio e início de
junho/2008 chegou-se aos resultados. Ainda em junho, será criado o
modelo de caixa de sugestões, esta como solução para a
problemática apresentada. Em agosto, se fará uma revisão no
projeto. No final deste mês e durante todo o mês de setembro
realizar-se-a o implante, fase de teste, da caixa de sugestões. Nas
três semanas finais de outubro faremos uma análise das respostas
obtidas do público, ou seja, examinaremos se houve feedback. Em
novembro a finalização do projeto.
A técnica de pesquisa a ser ainda adotada para conclusão do
projeto de pesquisa será balizada em experimento da solução
apresentada, bem como, fulcrada em referências bibliográficas e
dados estatísticos. Os dados estatísticos foram colhidos da
pesquisa realizada pela ABERJE (Associação Brasileira de
Comunicação Empresarial), a referência em bibliografia terá como
base as informações de livros e internet. O experimento se dará
com a implementação da solução apresentada, em fase de avaliação,
com possibilidade de ajustes, consoantes aos feedbacks.
Na construção da pesquisa, utiliza-se o método o descritivo
estatístico (quantitativo), origem dos dados da ABERJE. Segundo
Rudio (1999, p. 71), a pesquisa de natureza descritiva está
interessada em descobrir e observar fenômenos, procurando
descrevê-los, classificá-los, interpretá-los, de modo que possamos
conhecer sua natureza, composição e os processos que nele se
constituem ou se realizem6.
O método quantitativo, segundo Richardson (1999, p.70) representa,
em princípio, a intenção de garantir a precisão dos resultados,
evitar as distorções de análise e interpretação, possibilitando
uma margem de segurança quanto às interferências7.
Por fim, adota-se também o método dedutivo, partindo da temática
geral comunicação para dados particulares, específicos da
comunicação implementada no setor de informática da FIB. Nessa
esteira de idéias, partiu-se de observações, identificou o
problema da deficiência na comunicação, formularam-se as
conjeturas iniciais, em seguida as pesquisas complementares a fim de
determinar o grau de aceitabilidade das hipóteses deduzidas, por
conseqüência, apresentar uma solução para a problemática ora em
tela. Nessa conjuntura conceitual temos o posicionamento de GIL
(1994), que expressa:
A pesquisa científica inicia-se sempre com a
colocação de um problema solucionável. O passo seguinte consiste
em oferecer uma solução possível através de uma proposição, ou
seja, de uma expressão suscetível de ser declarada verdadeira ou
falsa. A esta proposição dá-se o nome de hipótese. Assim, a
hipótese é a proposição testável que pode vir a ser a solução
do problema.
5CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Na realização do projeto de pesquisa acerca da deficiência na
comunicação da FIB, foi elaborado um cronograma para identificação
do problema, levantamento de dados bibliográfico, desenvolvimento de
conceitos teóricos, descoberta da solução para a problemática que
se apresenta no processo de comunicação, reuniões com gestores,
reunião com funcionários do setor de informática, implantação da
caixa de sugestão em fase experimental, discussão de resultados,
criação de um canal de comunicação e, por fim, conclusão e
entrega do projeto.
Os dados apresentados na planilha a seguir são estimados, a data
para realização de cada tarefa pode variar em algumas situações,
considerando a ocorrência de fatos supervenientes. Outrossim,
envida-se esforços no sentido de cumprirmos o planejamento
estabelecido no cronograma de atividades. As dificuldades serão
equacionadas com revisão das metas preestabelecidas.
6BIBLIOGRAFIA
ABERJE.Pesquisa
de comunicação interna.disponível em:<
http://www.aberje.com.br/novo/acao_pesquisa.asp>
Acesso em 30/05/08.
BEKIN,
Saul Faingaus – Endomarketing: como praticá-lo com Sucesso –
São Paulo: Prentice Hall, 2004.
CHIAVENATO,
Idalberto.Administração nos Novos Tempos.Rio de Janeiro:Campus,
1999.
GIL, Antônio Carlos.
Gestão de pessoas: enfoque nos papéis profissionais. São Paulo:
Atlas, 2001.
GIL, A. C., 1994, Como
elaborar projetos de pesquisas, Editora Atlas S. A., São Paulo,
p. 35. [Os grifos são meus.
MIRANDA, Sérgio. A
eficácia da comunicação. Ed. Qualitymark. Impresso no Brasil,
1999.
MEDEIROS, João B.;
HERNANDES, Sônia. Manual da secretária. 7. ed. São Paulo: Atlas,
1999.
REGO, Francisco
Gaudêncio Torquato do. Comunicação empresarial e comunicação
institucional: Conceitos, estratégias, sistemas, estrutura,
planejamento e técnicas. São Paulo: Summus, 1996.
O,Brien.Virgínia.Negócios:Soluções
Econômicas-Ideias Inovvadoras. Rio de Janeiro:Campus,2000,pag.41.
1
Fonte:
Estácio Participações S.A. Balanço de 2007.
2
CHIAVENATO, Idalberto.Administração nos Novos Tempos.Rio de
Janeiro:Campus, 1999,pag.518.
3
Fonte:ABERJE,pesquisa de comunicação interna,2007.
4
BEKIN, Saul Faingaus – Endomarketing: como praticá-lo com
Sucesso – São Paulo: Prentice Hall, 2004.
5
O,Brien.Virgínia.Negócios:Soluções Econômicas-Ideias
Inovvadoras. Rio de Janeiro:Campus,2000,pag.41.
6
RUDIO,F.V. Introdução ao projeto de pesquisa científica.
26. ed. Rio
de Janeiro: Vozes, 1999.
7
RICHARDSON, R.J. Pesquisa social: métodos e técnicas. 3.
ed. São
Paulo: Atlas, 1999.
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